LEYDY ALEXANDRA GALVIS GIL

Tipos de Archivos.

Para la adecuada conservación del material, documentación que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

COMENTARIO DE ARCHIVO

ARCHIVO

ARCHIVAR LOS PAPELES DE UNA EMPRESA ES UNAS DE LAS TAREAS MAS IMPORTANTES.
ARCHIVAR SE ESTÁ CONVIRTIENDOSE EN UNA ACTUVIDAD VITAL DE CRECIENTE IMPORTANCIA,DEBIDO EN PARTE A LA GRAN CANTIDAD DE DOCUMENTOS QUE GENERAN UNA EMPRESA,POR LO TANTO NO SE DEBE PENSAR QUE ARCHIVAR ES UNA FUNCIÓN POR DEBAJO DE SE DIGNIDAD O QUE PUEDE DEJARLO EN MANOS DE OTRA PERSONA.
UN SISTEMA DE ARCHIVO DEBE CUMPLIR 3 FUNCIONES BÁSICAS.
1.REUNIR DE FORMA ORDENADA TODOS LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS QUE CIRCULAN EN EL NEGOCIO.
2.GUARDAR DE MANERA ORDENADA EL MATERIAL REUNIDO.
3.PODER SACAR LOS DOCUMENTOS O ARCHIVOS NECESARIOS RAPIDAMENTE CUANDO SEA NECERARIO.
UN SISTEMA DE ARCHIVO PUEDE HACERSE POR DEPARTAMENTOS O ESTAR CENTRALIZADO.LA VENTAJA DEL ARCHIVO CENTRALIZADO,ES QUE ES DE MAYOR EFICANCIA,RESPONSABILIDAD DE UNA SOLA PERSONA.
Y LA VENTAJA DEL ARCHIVO POR DEPARTAMENTO ES QUE LA SECRETARIA SE FAMILIARIZARÁ TANTO CON EL SISTEMA QUE PODRA GUARDAR Y SACAR LOS PAPELES CON MAYOR VELOCIDAD.